Sekilas tentang PT Gading Semesta Utama
​
PT Gading Semesta Utama (GSU) adalah Holding Company yang memiliki beberapa perusahaan subsidary atau anak perusahaan.  Untuk proses bisnis di Holding Company ada 2.

Pertama, PT GSU menjadi suplyer dari batu split dan kedua PT. GSU merupakan kontraktor yang mengerjakan project bendungan, bandara, dan jalan tol.

PT.  GSU memiliki anak-anak perusahaan dengan proses bisnis sendiri yang berbeda dengan Holding Company. Anak perusahaan PT. GSU memiliki beberapa jenis usaha yakni Truck Mixer, bus pariwisata, penyaluran solar, penyaluran galon Aqua, dan media atau percetakan, serta Tour and travel.



​Sebelum Menggunakan Oracle NetSuite

Sebelum menggunakan Oracle NetSuite, PT. GSU menggunakan sistem konvensional atau manual yakni Microsoft Excel dan untuk bagian accounting menggunakan zahir accounting.

Selain itu, PT GSU juga pernah menggunakan atau mengembangkan sistem sendiri tapi bukan sistem ERP seperti bahasa pemograman Java tapi justru yang ditemui adalah proses loading yang lama.

Jadi saat kita input data yang biasanya konvensional hanya satu menit justru menggunakan sistem lama menambah waktu menjadi 5 menit.

Begitu juga untuk proses reporting, jajaran direksi dan manajemen menemui kendala yakni sangat lama untuk menghasilkan laporan. Semua hal ini menyebabkan proses bisnis di PT. GSU tergangggu. Bahkan untuk proses pengambilan keputusan dari jajaran direksi dan management pun jadi ikut terganggu.  

Agar proses ini tidak berlarut-larut dan untuk menunjang proses digitalisasi industri serta memikirkan perkembangan bisnis di PT. GSU kita memutuskan untuk menggunakan ERP yakni dengan memilih Oracle NetSuite sebagai solusi bisnis di PT GSU.  

Sebelum memutuskan untuk menggunakan ERP, PT. GSU mengundang beberapa vendor ERP. Ada sekitar 4 sampai 6 vendor yang kita undang agar kita mengetahui kekurangan dan kelebihan dari masing-masing ERP.  Lalu, setelah melalui proses eliminasi dengan pertimbangan dari jajaran direksi dan management akhirnya kita memutuskan menggunakan Oracle NetSuite.

Dengan presentasi yang dilakukan, Oracle NetSuite terbukti bisa meyakinkan PT GSU karena di Oracle NetSuite memiliki berbagai macam modul-modul proses bisnis yang ada di PT GSU. Modul-modul tersebut antara lain, Sales, Acconting, Logistik, Purchasing, Fix Asset, dan modul-modul lainnya.

Dalam Oracle Netsuite juga ada reporting menggunakan mobile approval yang sangat membantu jajaran direksi dan management. Selain itu, kita juga mempertimbangkan dari segi pengeluaran (cost) dengan vendor lain, Oracle NetSuite masih masuk dengan anggaran di perusahaan kita. Oleh karena itu, dengan pertimbangan-pertimbangan tersebut akhirnya PT. GSU memilih untuk menggunakan Oracle Netsuite.

Memilih Oracle NetSuite dan Edsen Consulting sebagai Konsultan

Saat direksi dan manajemen setuju untuk menggunakan Oracle NetSuite, kita mulai bekerjasama dengan vendor atau konsultan Oracle NetSuite yakni PT Edsen Gudang Komputerindo atau lebih dikenal dengan nama Edsen Consulting. PT GSU memberikan target selama 4 bulan untuk mengimplementasikan Oracle NetSuite di PT GSU.

Dari 4 bulan tersebut, kita bagi dalam beberapa tahap. Mulai dari tahap mengumpulkan data, master data, training user, hingga tahap akhir yakni kita sampai ke tahap Go Live. Kerjasama dengan Edsen Consulting, PT GSU dibantu dengan 2 orang Technical Konsultan dan 1 orang Project Manager dari Edsen Consultan. Kita sangat terbantu dengan Edsen Consulting yang memberikan pelayanan yang professional dan dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang-orang di PT. GSU.

Hasilnya, setelah 4 bulan proses implementasi yang dilakukan dengan PT Edsen Consulting, akhirnya PT GSU berhasil mengimplementasikan Netsuite sesuai dengan kebutuhan dan permintaan yang diinginkan oleh PT GSU.
 
Setelah Menggunakan Oracle NetSuite

Setelah beberapa lama dari proses Go Live Oracle Netsuite yang kami lakukan. PT GSU hingga saat ini Oracle Netsuite sudah berjalan kurang lebih 9 bulan di PT GSU dengan hasil yang kita dapatkan sangat banyak salah satunya adalah berkurangnya penggunaan kertas (paperless) dan berganti dengan pelaporan dengan sistem digital dengan Oracle Netsuite.

Selain itu, komunikasi antar divisi juga berjalan lancar. Seperti contoh, bagian purchasing ketika membeli barang, bagian logistik ketika menyimpan dan menggunakan barang, serta bagian accounting ketika memperlihatkan laporan keuangan.

Selain itu, dari sisi direksi dan manajemen juga mengalami perkembangan cukup pesat. Kalau sebelumnya, direksi dan manajemen tidak tahu laporan keuangannya seperti apa dan bagaimana keadaan perusahaan sejauh ini seperti apa, saat ini jajaran direksi dan manajemen sudah bisa mengetahui hanya dengan handphone mereka.

 Tidak hanya itu, kini jajaran direksi dan manajemen juga dapat melakukan akses dan mengetahui kondisi perusahaan secara real time hanya dengan melihat dari handphone ataupun dari laptop mereka berkat pengimplementasian Oracle Netsuite di PT GSU.
 
Solusi yang didapat dari Implementasi Oracle NetSuite di PT. GSU

Solusi yang didapatkan PT. GSU setelah implementasi Oracle NetSuite dari segi user, PT. GSU amat sangat terbantu. Misalkan untuk divisi sales, sebelumnya kita menggunakan surat jalan untuk mengeluarkan surat perintah kepada para driver itu dilakukan secara manual yang apabila terjadi kerusakan seperti lecek atapun basah maka kita harus membuat ulang.

Saat ini, Untuk divisi sales di PT. GSU, kita tidak perlu lagi membuat itu secara paper tapi cukup mengetik di komputer ataupun laptop maka kita sudah bisa membuat surat perintah kepada driver.  

Sementara untuk divisi logistik, mereka sudah bisa melakukan stock opname secara sistem. Sebelumnya mereka melakukannya dengan cara manual dan itu sangat lama sekali prosesnya serta membutuhkan banyak orang dan banyak tenaga.

Namun dengan Oracle NetSuite, saat ini sudah bisa dengan sistem secara otomatis melihat stock opname secara real time baik di lapangan maupun di kantor pusat.

Untuk divisi accounting, mereka sudah tidak perlu lama-lama membuat laporan. Misalnya mau membuat laporan ke direksi dan manajemen biasanya mereka harus ngeprint terlebih dahulu kemudian harus input data yang sangat banyak. Sekarang, proses seperti itu sudah tidak perlu lagi karena data yang diinput oleh sales dan logistik sudah bergabung menjadi satu data untuk diolah divisi accounting menjadi laporan ke jajaran direksi dan manajemen.

“Dalam proses implementasi Oracle NetSuite, kita mendapatkan banyak cerita menarik mulai dari training user. Ada user yang ketika kita training Oracle NetSuite langsung bisa menggunakan Oracle NetSuite. Namun ada juga user yang membutuhkan waktu dalam hal penggunaannya. Namun itu semua proses, dan Alhamdulilah sekarang sudah bisa menggunakan semua. Ketika hanya ada user baru saja,kita sudah siap dengan trainingnya.” Ujar Ilyasa Micco Harwanto, Chief Information Officer PT. GSU.

Dari fitur-fitur Oracle NetSuite sendiri sudah sangat lengkap didalamnya. Mulai dari sales order, purchase request dari lapangan kemudian diproses menjadi purchase order. Dari sales order tadi, ketika ada sales kita juga bisa menghasilkan invoice yang bisa kita tunjukan kepada customer. Nah untuk PO sendiri tadi kita juga bisa print formnya untuk kita bisa serahkan kepada vendor.

Dari form itu sendiri kita sangat leluasa untuk custom isinya ada apa saja karena kalau sistem lainnya mungkin sudah template tapi kalau di Oracle NetSuite kita bisa custom sendiri. Selain itu, di Oracle NetSuite kita ada script juga kalau misalkan ada fitur yang ingin kita tambahkan mungkin kita bisa gunakan script itu.

Untuk reporting, kita bisa juga custom report. Ada juga custom save search disitu kita bisa menampilkan apa saja yang ingin kita tahu infomasinya misalnya berapa mobil yang spare partnya diatas 5 juta. Fitur-fitur ini tentu saja sangat membantu bisnis proses. Kemudian misalnya ada berapa pendapatan proyek di Lampung atau proyek di Aceh, disini Oracle Netsuite dapat membantu didalam proses penagihan ke customer.

Dengan Oracle NetSuite kita juga bisa menambahkan field-field sendiri misalkan belum lama ini kita menambahkan field plat nomor karena itu engga setiap proses bisnis ada mobilnya. Kita juga bisa menambahkan memo, note, dan juga field-field lainnya.

Oracle NetSuite juga sangat fleksibel sehingga dapat membantu sekali sistem ini di PT. GSU. Kami di PT GSU merekomendasikan Oracle Netsuite sebagai ERP yang dapat digunakan perusahaan untuk konsolidasi antar departemen dan divisi di perusahaan.
 
Rekomendasi Edsen Consulting sebagai Konsultan Oracle NetSuite 

Kami sangat menyarankan perusahaan-perusahaan untuk menggunakan sistem ERP Oracle NetSuite dan kami merekomendasikan PT Edsen Consulting sebagai konsultan yang dapat membantu mengimplementasikan Oracle NetSuite sebagai ERP untuk perusahaan Anda sekalian.   
​
Dengan Oracle NetSuite harapannya adalah PT. GSU dapat berkembang menjadi perusahaan yang lebih baik lagi dan menunjang perkembangan digitalisasi industri atau yang sekarang dikenal dengan revolusi industri 4.0 di PT. GSU.